Die Modernisierung des Sitzungsmanagement: Die wichtigsten Herausforderungen
Ohne eine leistungsstarke digitale Besprechungsmanagement-Lösung sehen sich Großunternehmen komplexen Herausforderungen gegenüber, die Ressourcen binden, Produktivität senken und strategische Chancen verpassen lassen. Organisationen mit manuellen Besprechungssystem kämpfen mit kritischen Engpässen wie:
- Unstrukturierte und unkontrollierte Registrierungs- und Genehmigungsprozesse für Tagesordnungspunkte
- Ineffiziente und zeitintensive Terminplanung
- Erhöhtes Risiko menschlicher Fehler bei der manuellen Organisation von Tagesordnungen und der Verteilung von sicherheitsgeprüften Protokollen, sowie begrenzte Möglichkeiten zur Anpassung an Änderungen in letzter Minute
- Unzureichende Nachverfolgungsmechanismen für Aufgaben, Beschlüsse und Mitteilungen innerhalb von Besprechungen, was zu übersehenen oder vergessenen Aktionspunkten führt
- Potenzielle Verstöße gegen behördliche Vorschriften und Audits für börsennotierte Unternehmen, die zu erheblichen Strafen führen können, wenn Entscheidungen nicht ordnungsgemäß nachverfolgt oder dokumentiert werden können
- Sicherheitsrisiken sensibler Informationen aufgrund unzureichender rollenbasierter Zugriffskontrollen und unzureichender Schutzmechanismen in manuellen Managementsystemen
AvePoint Board Meetings: Schaffung hervorragender Governance in Unternehmen
Eine umfassende digitale Besprechungslösung versetzt Unternehmen in die Lage, die Betriebskosten drastisch zu senken, wertvolle Zeit der Führungskräfte zurückzugewinnen und die Einhaltung strenger gesetzlicher Vorschriften zu gewährleisten. Durch die Implementierung robuster Sicherheitsprotokolle und granularer Zugriffskontrollen schützen Unternehmen ihre sensibelsten Informationen vor unbefugtem Zugriff oder Verstößen. Diese Transformation des Governance-Prozesses rationalisiert nicht nur die Abläufe, sondern verbessert auch grundlegend die Qualität und Geschwindigkeit der Entscheidungsfindung. Dies macht die Digitalisierung des Sitzungsmanagements zu einem absoluten Muss für Unternehmen, die in der sich schnell entwickelnden digitalen Landschaft wettbewerbsfähig und konform bleiben wollen.
Kosteneffizientes Sitzungsmanagement — vereinfacht in einer zentralen Plattform
Besprechungskoordination modernisieren
Verabschieden Sie sich von manuellen, zeitaufwändigen Abstimmungsprozessen. Digitalisieren Sie alle Schritte – von der Themeneinreichung und rollenbasierten Genehmigungen bis hin zur Terminplanung, Verwaltung von Einladungen, Notizen, Beschlüssen und automatischen Zusammenfassungen von Sitzungsprotokollen — alles in einer Plattform. Nahtlose Integration mit Microsoft 365 und einfache Anpassung an kurzfristige Änderungen der Agenda und des Zeitplans mit Live Agenda.
Sicherheit, Vertraulichkeit und Genauigkeit gewährleisten
Verhindern Sie menschliche Fehler bei der manuellen Bearbeitung. Stellen Sie sicher, dass nur autorisierte Personen auf Ihre Besprechungen zugreifen können. Gewährleisten Sie die Vertraulichkeit mit unserer sicherheitsoptimierten Besprechungsorganisation und Ressourcenzugriff. Seien Sie versichert, dass nur autorisierte Profile sensible Informationen einsehen können. AvePoint Board Meetings passt die Protokolle an die Rolle jedes Teilnehmers an.
Ressourcen synchronisieren und zentralisieren
Schaffen Sie eine zentrale Datenbasis und finden Sie alle Ihre Besprechungsressourcen an einem zugänglichen Ort. Erfassen Sie Notizen, Links, Aktionen und Protokolle und halten Sie dabei Ihren Prozess für die Fertigstellung von Protokollen ein. Stellen Sie sicher, dass alle Besprechungsdaten für Audit- und Compliance-Zwecke leicht zugänglich sind .
Den Fortschritt von Aktionspunkten verfolgen
Verfolgen Sie Besprechungsbeschlüsse, Beschlüsse ohne ToDo, Mitteilungen und andere Aktualisierungen über ein einheitliches Dashboard. Verschaffen Sie sich mühelos einen Überblick über alle Aktionen und ermitteln Sie, wer für ausstehende Aufgaben zuständig ist, um ein nahtloses Follow-up zu gewährleisten.
Ineffiziente Aufgaben eliminieren
Die Erstellung und Weitergabe von Besprechungsagenden, Beschlüssen und Protokollen kann repetitiv und zeitaufwändig sein. Vereinfachen und rationalisieren Sie die Verwaltung von Besprechungen mit etablierten Workflows und vordefinierten E-Mail-Vorlagen.
Bewährte Technologie nutzen
Aufgrund unserer engen Partnerschaft mit Microsoft lässt sich AvePoint Board Meetings nahtlos in die weit verbreitete und bewährte Technologieinfrastruktur integrieren. Verwalten Sie Benutzeridentitäten und -zugriff mit Entra ID, tauschen Sie Dateien sicher über SharePoint aus und senden Sie Besprechungseinladungen direkt an Microsoft Outlook und Teams. Profitieren Sie von Ihren bestehenden Technologie-Investitionen mit AvePoint Board Meetings.
AvePoint Board Meetings
Steigern Sie Effizienz und bringen Struktur in Ihr Sitzungsmanagement!